Portada Correo Electrónico Cómo Hacer Copias de Seguridad de tus Emails con Thunderbird y la Extensión ImportExportTools
Los correos electrónicos no suelen ocupar mucho espacio, pero el envío de archivos adjuntos o un uso elevado del email, puede acabar con el espacio en disco del hosting contratado.
Llegado a cierto punto, los usuarios pueden decidir eliminar correos electrónicos, pero algunos usuarios no pueden permitirse esto porque necesitan consultar emails de años anteriores.
Una solución puede ser configurar las cuentas como POP en vez de IMAP, pero si necesita atender a los emails desde varios dispositivos, como un móvil o portátil, el protocolo IMAP es más adecuado.
Así pues, la solución más usada es hacer una copia de seguridad de los emails para poder consultarlos de manera local, eliminar los emails o parte de ellos del servidor y seguir utilizando la cuenta con el protocolo IMAP.
Los emails estarán disponibles gracias al backup, al menos en los dispositivos dónde almacenemos una copia del backup y al eliminar los emails del servidor, se liberará el espacio en el disco del hosting.
En Hostinet, puedes acceder por Webmail al cliente Horde para descargar backups, pero si tienes mucho correo acumulado, el sistema de backups de Horde puede no suficiente y fallar, así que vamos a enseñarte una forma alternativa para que puedas descargar un backup de tus correos electrónicos y liberar espacio en el hosting.
Para hacer todo esto necesitamos 3 cosas:
Thunderbird es un cliente de correo tipo Outlook gratuito y muy potente que ofrece Mozilla, que quizás te suene porque Mozilla también es la organización que se encuentra detrás del popular navegador web Firefox.
Es gratuito, multiplataforma y puedes descargarlo desde aquí.
Una vez descargado e instalado tendrás que configurar tu cuenta de correo en Thunderbird. Lo más seguro es que quieras configurarla como IMAP para no descargar los emails del servidor.
Una vez tengas configurada tu cuenta de correo en Thunderbird como IMAP, debes buscar e instalar la extensión ImportExportTools.
Instalar una extensión o complemento en Thunderbird de es muy sencillo. Si has instalado alguna extensión en Chrome o Firefox, verás que el proceso es muy similar.
Tenemos que buscar en Thunderbird el menú de las tres rayas o también llamado menú hamburgesa. Su localización puede variar según la versión y si no aparece es posible que tengas que activar la la Barra de Herramientas de Correo en el menú “Ver”.
En cualquier caso, tenemos que llegar a la opción Complementos y hacer click.
Una vez dentro de la pantalla de complementos de Thunderbird, solo tenemos que buscar la “ImportExportTools” en el buscador que encontraremos y luego pulsar en + Agregar a Thunderbird.
Sigue los pasos de confianza que te pedirá y luego toca reiniciar Thunderbird. Si no encontráis el botón, apagarlo y volverlo a iniciarlo.
Ahora ya tenemos Thunderbird instalado, nuestra cuenta de correo configurada y el complemento ImportExportTools listo para utilizarlo.
Ahora vamos a realizar el backup de la cuenta de correo que queremos.
Si estás acostumbrado a usar cuentas de correo electrónico, sabrás que tiene una Bandeja de Entrada,Elementos Enviados, Borradores y quizás hayas creado algunas carpetas.
Tendremos que exportar cada una de las carpetas que queramos conservar.
El sistema de exportación es muy sencillo. En Thunderbird vamos a la carpeta que queramos hacer el backup, en este caso, la Bandeja de Entrada, pulsamos en el botón derecho y veremos que tenemos la opción de ImportExportTools que tendremos que pulsar.
Las opciones de exportación que no mostrará ImportExportTools serán varias, carpeta, carpeta comprimida, HTML y un montón de opciones más que seguro, tienen su utilidad, pero en esta ocasión nos vamos a decidir por el Formato EML.
Tendremos que elegir un destino local. Puede ser cualquiera pero debes saber dónde lo guardas, porque tiene que localizarlo en tu disco duro.
Es posible que os aparezca algún mensaje de confirmación en el proceso, solo debéis aceptarlo y esperar a que el proceso finalice.
Si son muchos GB tardará un rato, pero cuando veamos los archivos en la carpeta de destino ya estarán descargados y deberías ver algo así:
Estos archivos son los que tienes que cuidar. Son tu copia de seguridad, tu salvavidas en caso de desastre, así que no los dejes desperdigados en tu disco duro.
RECUERDA: Una vez descargues los emails en formato .EML, ¡Conservalos a buen recaudo! Si lo pierdes, perderás tus emails.
Si tienes y puedes subir una copia en algún servidor externo como Dropbox o Google Drive, hazlo.
Si tienes discos externos para backups, no olvides dejar una copia de estos archivos en ellos, ya que si tu disco principal se estropea, perderás los emails.
El formato EML fue creado por Microsoft para gestionar sus correos electrónicos y es compatible con muchas aplicaciones de correo electrónico, Outlook incluido, obviamente.
Si nos fijamos en la estructura de archivos que hemos descargado, veremos que tenemos un archivo index.html y un montón de archivos .EML
El archivo index.html nos servirá para poder visualizar el asunto de los emails y un enlace a ellos, pero así tendríamos que revisar uno a uno, y eso no es muy útil.
Lo que vamos a hacer es crear una carpeta local en Thunderbird y almacenar ahí todos los archivos .EML.
En Thunderbird localizamos las Carpetas Locales, pulsamos con el botón derecho y creamos una carpeta nueva con un nombre que nos indique que son los emails descargados, como por ejemplo, EML descargados
Así que ahora tenemos 2 cosas:
Así que solo tenemos que copiar todos los archivos .EML descargados a la carpeta local de Thunderbird.
Podemos seleccionarlos todos y arrastrarlos sin más.
O pulsar con el botón derecho a la carpeta creada y buscar entre las opciones de ImportExportTools, ”Importar archivo EML, buscar dónde hemos descargado los archivos, selecionarlos todos e importarlos
Una vez termine el proceso de copiado, podemos comprobar que tenemos los mismos emails en la bandeja de entrada, que en la carpeta que hemos creado. Eso significa que todo está OK.
Ahora ya podrás revisar los emails antiguos desde la carpeta local, si necesitas realizar alguna revisión, aunque recuerda, la respuesta llegara a la bandeja de entrada, como siempre.
Ahora solo quedaría eliminar los emails de las bandejas IMAP para liberar el espacio en el servidor.
Recuerda que has hecho una copia de seguridad al descargar los emails y tienes esa copia a buen recaudo y si no lo has hecho aun, hazlo antes de eliminar los emails de la bandeja de entrada… por si acaso.
En esta guía hemos tomado como ejemplo la bandeja de entrada, porque suele ser la que más se llena, pero puedes hacerlo con las carpetas que quieras o necesites.
También hemos usado Thunderbird por se una aplicación gratuita, pero los archivos .EML descargados son compatibles con Outlook, así que también se pueden importar a una carpeta local de Outlook.
Existen formas de descargar los emails IMAP a una carpeta local sin pasar por los .EML, pero solo valdría para dispositivo que descargue los emails.
Si se necesita acceder desde distintos ordenadores a la misma cuenta, es más útil hacer el backup y luego llevarlo a los ordenadores que necesiten trabajar con esta cuenta.
Además, es más sencillo y práctico hacer copias de seguridad redundantes de los archivos .EML descargados que de los emails descargados Outlook.